كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات: دليل شامل خطوة بخطوة مع برنامج الاستاذ المحاسبي

قطاع المقاولات يتميز بتعدد المشاريع، وتنوع السلع والخدمات، وكثرة الدفعات والمستخلصات. ومن هنا برزت الفاتورة الإلكترونية كأداة تنظيمية وتشريعية تهدف إلى رفع كفاءة الأعمال، وضمان الامتثال الضريبي، وتقليل الأخطاء المحاسبية. 

في هذا المقال نقدم شرحًا تفصيليًا حول كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات، بدءًا من المفهوم، مرورًا بالمتطلبات، ووصولًا إلى خطوات الإصدار و الأخطاء الواجب تجنبها، مع شرح عملي لكيفية عمل فاتورة إلكترونية في أقل من 18 ثانية باستخدام برنامج الأستاذ المحاسبي.

ما هي الفاتورة الإلكترونية في قطاع المقاولات؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رقمي يتم إنشاؤه وإصداره عبر نظام الفاتورة الإلكترونية المعتمد، بدلًا من الفواتير الورقية أو المكتوبة يدويًا. تحتوي الفاتورة الإلكترونية على جميع بيانات البيع أو تقديم الخدمات، مثل بيانات الشركة، العميل، السلع والخدمات، المبلغ الإجمالي، والضرائب، ويتم إرسال الفاتورة وحفظها إلكترونيًا.

في قطاع المقاولات، تكتسب الفاتورة الإلكترونية أهمية مضاعفة، نظرًا لتعامل الشركات مع:

• مشاريع طويلة الأجل
• دفعات مرحلية ومستخلصات
• موردين ومقاولين من الباطن
• خدمات متنوعة (تنفيذ، صيانة، توريد مواد)

أهمية الفاتورة الإلكترونية لشركات المقاولات

يهدف تطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية إلى:

1. الامتثال للأنظمة الضريبية: حيث تشترط الجهات التنظيمية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إصدار الفواتير إلكترونيًا وفق ضوابط محددة.
2. تقليل الأخطاء المحاسبية: إذ يتم احتساب القيم والضرائب تلقائيًا دون تدخل يدوي.
3. تسريع التحصيل المالي: من خلال إرسال الفاتورة فورًا عبر البريد الإلكتروني، وربطها بوسائل دفع واضحة.
4. إدارة أفضل للمشاريع: عبر ربط كل فاتورة بمشروع محدد، مما يسهل تتبع الإيرادات والتكاليف.
5. أرشفة وتنظيم الفواتير: وحفظها إلكترونيًا للرجوع إليها وقت التدقيق أو إعداد التقارير.

المتطلبات الأساسية قبل إصدار فاتورة الكترونية للمقاولات

قبل البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية، يجب التأكد من توفر المتطلبات التالية:

1. التسجيل الضريبي

يجب أن تكون شركة المقاولات مسجلة لدى الجهة الضريبية المختصة، وتمتلك رقم تسجيل ضريبي ساري المفعول.

2. استخدام نظام فوترة إلكتروني معتمد

يشترط أن يتم إصدار الفاتورة من خلال برنامج محاسبي أو نظام فوترة إلكتروني متوافق مع المتطلبات النظامية، وقادر على:

• إنشاء رمز QR
• حفظ الفواتير وعدم حذفها
• الاتصال بالإنترنت (في حال متطلبات المرحلة الثانية)

3. بيانات الشركة والعميل

تشمل:

• اسم الشركة
• العنوان
• الرقم الضريبي
• بيانات العميل كاملة

خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية للمقاولات معتمدة (من الصفر) وتطبيقها في 18 ثانية مع الاستاذ

تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية يتم عبر مرحلتين، وإليك كيفية البدء باستخدام برنامج الأستاذ المحاسبي، يمكن إنشاء فاتورة إلكترونية في 18 ثانية فقط عبر الخطوات التالية:

الخطوة الأولى: التأكد من التسجيل الضريبي

يجب أن تكون منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة (VAT) ولديها رقم ضريبي ساري المفعول.

اختيار نظام فوترة (برنامج محاسبي) معتمد مثل برنامج الاستاذ

لا يمكنك استخدام البرامج اليدوية (مثل Excel أو Word) أو الفواتير الورقية. يجب اختيار نظام تقني (ERP أو برنامج محاسبي سحابي) متوافق مع متطلبات الهيئة.

• أمثلة لبرامج معروفة في السعودية: الاستاذ (الأرخص)، قيود، فودكس، دفترة، وافق، زوهو، أو برامج عالمية مثل SAP و Oracle. يجب التأكد أن المزود يدعم “المرحلة الثانية” (الربط والتحقق).

الخطوة الثانية: إدخال بيانات الشركة

قم بإدخال بيانات شركتك بدقة، بما في ذلك الاسم القانوني، العنوان، والرقم الضريبي، حيث ستظهر هذه البيانات تلقائيًا في كل فاتورة إلكترونية.

الخطوة الثالثة: إدخال بيانات العميل

تشمل اسم العميل، عنوانه، ووسائل التواصل، وفي حال المشاريع الكبيرة يمكن ربط الفاتورة برقم المشروع أو العقد.

الخطوة الرابعة: إضافة السلع والخدمات

قم بتفصيل الخدمات المقدمة مثل:

• أعمال تنفيذ
• صيانة
• توريد مواد
• مع تحديد الكمية وسعر الوحدة لكل بند.

الخطوة الخامسة: مراجعة المبالغ

يتولى النظام احتساب:

• الإجمالي قبل الضريبة
• قيمة الضريبة
• المبلغ الإجمالي النهائي

الخطوة السادسة: إصدار الفاتورة

بعد المراجعة، يتم إصدار الفاتورة رسميًا، ويحصل المستند على رقم تسلسلي ورمز QR.

الخطوة السابعة: إرسال الفاتورة

يمكنك إرسال الفاتورة مباشرة إلى العميل:

• عبر البريد الإلكتروني
• أو من خلال رابط تحميل

الخطوة الثامنة: حفظ وأرشفة الفاتورة

يتم حفظ الفاتورة ضمن الفواتير الإلكترونية الخاصة بك، للرجوع إليها مستقبلًا.

5. مرحلة الربط (المرحلة الثانية – الفاتورة)

إذا كانت منشأتك ضمن المجموعات الملزمة بالربط (بناءً على حجم الإيرادات)، يجب ربط برنامجك المحاسبي بـ منصة “فاتورة” التابعة للهيئة عبر “بوابة المطورين” للحصول على ختم التشفير الرقمي.

الفاتورة الضريبية المرحلة الثانية | مرحلة الربط والتكامل

أفضل الممارسات لنجاح الفوترة الإلكترونية في المقاولات

1. ربط كل فاتورة بمشروع محدد
2. مراجعة الفاتورة قبل الإرسال
3. توضيح شروط الدفع بوضوح
4. الاعتماد على نظام محاسبي شامل
5. تدريب الفريق على استخدام النظام

عقوبة عدم التسجيل في الفاتورة الإلكترونية في السعودية

عدم الالتزام بتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية يعرض المنشآت للعقوبات التالية:

غرامات مالية متفاوتة حسب المخالفة.

• إيقاف الخدمات الضريبية.
• رفض الإقرارات الضريبية.
• التعرض للمساءلة النظامية.

لذلك، فإن التسجيل واستخدام نظام فوترة إلكتروني معتمد لم يعد خيارًا، بل ضرورة قانونية.

التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة في قطاع المقاولات

يعد الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من أكثر التحديات التي تواجه شركات المقاولات، نظرًا لتعدد الفواتير، وطول مدة المشاريع، واختلاف طبيعة السلع والخدمات. 

الفاتورة الإلكترونية المعتمدة تضمن إدراج جميع الحقول الإلزامية مثل الرقم الضريبي، تاريخ التوريد، وقيمة الضريبة، وتمنع التلاعب أو الحذف بعد الإصدار. هذا الامتثال يقلل من مخاطر الغرامات، ويسهل عمليات الفحص والتدقيق الضريبي.

برنامج الأستاذ المحاسبي – برنامج فاتورة الكترونية معتمد من هيئة الزكاة والدخل

أفضل برنامج محاسبي معتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية لإدارة الحسابات والفواتير بسهولة واحترافية.

1. أسهل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والناشئة بواجهة عربية بسيطة وسريعة التعلم، دون الحاجة لخبرة محاسبية مسبقة.
2. برنامج اقتصادي متكامل يجمع بين إدارة الحسابات، المخزون، الفواتير الإلكترونية، والتقارير المالية في نظام واحد.
3. معتمد رسميًا ومتوافق تمامًا مع أنظمة الفوترة الإلكترونية، لضمان الامتثال الكامل للقوانين السعودية.
4. أدوات احترافية لإدارة المبيعات، الجرد، وإنشاء الفواتير الضريبية بسرعة وسهولة.
5. آمن ودقيق: يضمن حماية البيانات المالية ومنع الأخطاء أو التلاعب بعد الإصدار.
6. أسعار تنافسية جدًا، مما يجعله الخيار الأمثل للشركات الصغيرة والمتوسطة.
7. يوفر تجربة محاسبية متكاملة دون تعقيد، ويغطي جميع الاحتياجات المالية والإدارية بكفاءة عالية.
8. الخيار الأمثل للشركات الناشئة التي تبحث عن برنامج سهل الاستخدام، اقتصادي، وموثوق.

لماذا تختار برنامج الأستاذ؟

• أسهل وأرخص برنامج محاسبي للشركات الصغيرة والناشئة.
• برنامج محاسبة متكامل شامل الفواتير، المخزون، المبيعات، والمصروفات.
• يساعدك على اتخاذ قرارات مالية صحيحة بسرعة وبدقة.
• يدعم التحول الرقمي للشركات بما يتوافق مع رؤية السعودية 2030.

تعرف علي:

• البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل في السعودية وأسعارها
• كيفية انشاء فاتورة مبيعات في السعودية مع برنامج الأستاذ المحاسبي

خلاصة

إن فهم كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات لم يعد خيارًا، بل ضرورة تنظيمية وتشغيلية لكل شركة تسعى إلى الاحتراف والامتثال. الفاتورة الإلكترونية لا تقتصر على كونها مستندًا ماليًا، بل هي أداة لإدارة المشاريع، وتحسين التدفق النقدي، وتعزيز الثقة مع العملاء والجهات التنظيمية. ومع استخدام النظام المناسب والالتزام بالخطوات الصحيحة، تصبح عملية إصدار الفاتورة الإلكترونية أكثر سهولة وكفاءة، وتضع شركتك على المسار الصحيح للنمو والاستدامة.

الأسئلة الشائعة حول عمل فاتورة الكترونية لقطاع المقاولات

ما الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والفاتورة الورقية في قطاع المقاولات؟

الفاتورة الإلكترونية يتم إصدارها ومعالجتها وحفظها رقميًا من خلال نظام الفاتورة الإلكترونية المعتمد، بينما تعتمد الفاتورة الورقية على الإدخال اليدوي والطباعة. في قطاع المقاولات، توفر الفاتورة الإلكترونية دقة أعلى في احتساب التكاليف، وسهولة ربط الفاتورة بالمشاريع والمستخلصات، إضافة إلى الامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

هل الفاتورة الإلكترونية إلزامية لشركات المقاولات؟

نعم، أصبح إصدار الفواتير الإلكترونية إلزاميًا لشركات المقاولات الخاضعة للأنظمة الضريبية، ويجب أن يتم إصدار الفاتورة من خلال نظام معتمد يضمن حفظ البيانات وعدم التعديل أو الحذف بعد الإصدار، وفق اللوائح التنظيمية المعمول بها.

ما البيانات التي يجب أن تحتوي عليها فاتورة المقاولات الإلكترونية؟

يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية لشركات المقاولات بيانات أساسية مثل:

اسم الشركة، الرقم الضريبي، بيانات العميل، وصف السلع والخدمات، الكميات والأسعار، المبلغ الإجمالي قبل وبعد الضريبة، قيمة الضريبة، رقم الفاتورة التسلسلي، تاريخ الإصدار، ورمز QR، إضافة إلى شروط ووسائل الدفع.

هل يمكن ربط الفاتورة الإلكترونية بالمستخلصات؟

نعم، ويمكن اعتبار ذلك من أهم مزايا الفاتورة الإلكترونية في قطاع المقاولات. حيث يمكن ربط كل فاتورة إلكترونية بمستخلص مرحلي يوضح نسبة الإنجاز والأعمال المنفذة، مما يسهل عملية المراجعة ويقلل الخلافات المالية مع العميل أو الاستشاري.

كيف يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية للعميل؟

يتم إرسال الفاتورة إلكترونيًا من خلال النظام المحاسبي، إما عبر البريد الإلكتروني مباشرة، أو من خلال رابط تحميل، مع إمكانية الاحتفاظ بنسخة رقمية مؤرشفة ضمن الفواتير الإلكترونية الخاصة بالشركة.

هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟

لا يمكن التعديل على الفاتورة الإلكترونية بعد اعتمادها بشكل مباشر، ولكن يمكن إلغاء الفاتورة الخاطئة وإصدار فاتورة جديدة، أو إنشاء إشعار دائن أو مدين وفق الإجراءات النظامية المعتمدة، مع الالتزام بالمدة الزمنية المحددة.

هل الفاتورة الإلكترونية مناسبة للمشاريع طويلة الأجل؟

نعم، الفاتورة الإلكترونية مناسبة جدًا للمشاريع طويلة الأجل في المقاولات، حيث تتيح إصدار فواتير مرحلية، وتتبع الدفعات، وتحليل الإيرادات والتكاليف الخاصة بكل مشروع على حدة، مما يعزز السيطرة المالية على المشروع الخاص بك.

ما هي أفضل طريقة لتتبع مدفوعات فواتير المقاولات؟

أفضل طريقة هي استخدام نظام فوترة إلكتروني متكامل يتيح متابعة حالة الفاتورة (مدفوعة، غير مدفوعة، متأخرة)، وإرسال تنبيهات تلقائية، وربط المدفوعات بالمشاريع والعملاء، مما يحسن التدفق النقدي ويقلل التأخير في التحصيل.

هل يمكن استخدام الفاتورة الإلكترونية في التعامل مع المقاولين من الباطن؟

نعم، يمكن إصدار واستقبال فاتورة إلكترونية من المقاولين من الباطن، وربطها بالمشروع المعني، مما يسهل مراجعة التكاليف الفعلية ومقارنتها بقيمة الأعمال المنفذة، ويساعد في ضبط المصروفات التشغيلية.

ما أثر الفاتورة الإلكترونية على التدقيق والمراجعة الضريبية؟

تسهل الفاتورة الإلكترونية عمليات التدقيق بشكل كبير، حيث تكون جميع البيانات محفوظة إلكترونيًا، ومنظمة، وغير قابلة للتلاعب، مما يساعد الجهات الرقابية على مراجعة الفواتير بسرعة، ويقلل من المخاطر والغرامات على شركات المقاولات.